Упражнение
6. Приглашение на совещание
Широкие возможности
Outlook позволяют напомнить о предстоящем совещании не только вам, но и другим
участникам. Для этого в Outlook интегрированы инструменты отправки электронных
сообщений.
-
В панели
инструментов календаря щелкните на стрелке кнопки Создать и выберите в раскрывшемся
меню команду Приглашение на собрание (Meeting Request). Откроется окно,
показанное на рис. 19.13. Оно подобно окну настройки параметров встречи,
но в нем есть дополнительное поле, снабженное кнопкой Кому. В этом поле
нужно перечислить электронные адреса всех участников совещания. Скорее всего,
вы не помните их наизусть, поэтому проще будет выбрать адреса из справочников
Outlook.
Рис.
19.13.
Приглашение на совещание
-
Щелчком
на кнопке Кому откройте окно диалога. В его верхней части есть раскрывающийся
список, позволяющий указать один из справочников адресов. Это может быть
личная адресная книга Windows, адресная книга Outlook или список контактов,
с которым вы познакомитесь на следующем занятии.
-
Выберите
подходящую адресную книгу.
-
Выделите
адресата в левом списке окна диалога.
-
Щелкните
на кнопке Обязательный (Required). Если нужного человека в адресных книгах
нет, можно добавить информацию о нем в одну из них. Для этого щелкните на
кнопке Создать, заполните в открывшемся окне нужные поля, после чего щелкните
на кнопке ОК.
-
Выбирайте
фамилии людей и щелкайте на кнопке Обязательный до тех пор, пока не переберете
всех участников совещания.
-
Щелкните
на кнопке О К, чтобы вернуться в окно настройки параметров встречи.
-
В поле
Тема введите предложение Семинар по защите окружающей среды.
-
В раскрывающемся
списке Место выберите пункт Офис дочерней компании, попавший в этот список
при добавлении события в упражнении 4.
-
В календаре
поля Начало выберите тот же день, в который было назначено совещание в упражнении
4.
-
Установите
флажок Целый день (All Day Event). Режим назначения события на целый день
позволяет размещать в календаре упоминания о мероприятиях, длящихся продолжительное
время. На фоне такого мероприятия в календаре могут присутствовать и встречи,
назначенные на конкретное время и пересекающиеся с длительным мероприятием.
-
Выберите
в календаре поля Конец пятницу той же недели, на которую приходится начало
семинара.
-
В поле
комментария введите текст, который должен быть отправлен адресатам вместе
с напоминанием о семинаре.
-
Щелкните
на кнопке Отправить (Send). Outlook автоматически сгенерирует необходимые
сообщения и отправит их участникам совещания по электронной почте. Если
компьютер связывается с провайдером посредством модема, то сообщения будут
отправлены при очередном подключении к почтовому серверу.
Примечание
Не задумывайтесь сейчас
о том, как Outlook обрабатывает электронную почту. Вы познакомитесь с почтовыми
возможностями этого приложения на занятии 21.
